Organisasi yang Belajar

Bagaimana organisasi bisnis mesti menghadapi proses perubahan yang begitu cepat? Bagaimana mereka mesti mempertahankan diri untuk tidak terlempar dari gelanggang persaingan? Apa peran pelatihan? Bagaimana mensiasati pembelajaran?

Harimau Sumatra telah tinggal hitungan jari. Badak jawa sudah sangat susah di jumpai dan jalak bali sudah sangat sulit di cari. Lepas dari dosa-dosa yang dibuat manusia yang membuat mereka akhirnya menunggu kepunahan, sesungguhnya semua itu terjadi karena faktor ketidak mampuan mahluk tersebut untuk merespon dan beradaptasi secara cepat terhadap perubahan.



Perubahan yang berlangsung begitu cepat telah memaksa organisasi untuk berpikir keras mencari pola yang tepat untuk tetap mampu bertahan dalam persaingan yang begitu keras. Pergeseran struktur organisasi dari yang sistim hirarkis tradisional ke arah bentuk yang lebih flat bahkan cluster adalah contoh-contoh penyesuaian yang diambil oleh organisasi untuk dapat bergerak lebih cekatan.

Organisasi-organisasi modern bergerak secara cepat untuk merespon perubahan. Mereka yang berada di puncak adalah mereka yang berhasil mensiasati dan menaklukkan perubahan. Jika tidak, sejarah menunjukkan bahwa banyak organisasi telah punah lebih dahulu dari pada binatang langka dan ribuan lagi sedang dalam daftar tunggu bersama-sama dengan mahluk lainnya.

Perubahan dan persaingan menuntut fleksibilitas yang sangat tinggi. Fleksibilitas menuntut kecepatan dalam mentransfer perubahan itu sendiri ke dalam sendi organisasi. Kecepatan transfering pengetahuan memerlukan suatu sistem atau mekanisme yang benar-benar ampuh dan teruji. Secepat dan setepat apa kita dapat belajar ditengah perubahan lingkungan yang sangat cepat?

Tak peduli dimana organisasi anda berada, organisasi perlu untuk segera disadarkan bahwa apabila organisasi tidak memiliki kemampuan yang lumayan untuk beradaptasi terhadap perubahan maka kemungkinan organisasi anda sudah ikut antri dalam daftar tunggu kepunahan. Hati-hatilah!!!!!!!!

Apa yang diperlukan organisasi untuk mampu merespon bahkan berjalan diatas perubahan seperti halnya perahu yang melaju ditengah gelombang adalah kemampuannya yang prima untuk senantiasa belajar. Organisasi perlu belajar untuk secara cepat menguasai perubahan-perubahan yang terjadi disekelilingnya. Kemampuan dan kecepatan belajar ini harus setara dengan kecepatan perubahan. Oleh karenanya perlu suatu sistem belajar yang menyentuh segenap aspek organisasi.

Metodologi belajar yang banyak berkembang dalam organisasi-organsiasi dewasa ini adalah dengan mengggelar Pelatihan-pelatihan baik managerial maupun teknis. Bagi banyak perusahaan kebutuhan ini misalnya direspon dengan mendirikan pusat-pusat pelatihan, sedang bagi beberapa perusahaan lain cukup dengan mengirimkan orang-orangnya ke lembaga-lembaga pelatihan yang tumbuh seperti jamur di musim hujan.

Dinamika perubahan yang begitu cepat digambarkan oleh Jack Welsh dengan tepat dalam kalimat: Sebegitu Cepatnya perubahan sehingga kita baru menyadarinya ketika dia sudah berlalu.
Pertanyaan dan persoalannya sekarang adalah sejauh mana proses-proses pelatihan yang dilakukan telah mampu mengejar proses perubahan yang sangat cepat tersebut? Seluas dan sedalam apa proses pelatihan dan pembelajaran berlangsung dalam organisasi anda? Apakah seluruh lini organisasi anda terlibat dalam proses belajar yang intensif? Atau pelatihan hanya dialami segelintir orang saja? Apakah organsiasi anda memberi anggaran yang “layak” untuk proses ini? Banyak lagi pertanyaan-pertanyaan yang berasal dari fenomena pembelajaran organisasi yang ada sekarang ini yang membawa keraguan akan kemampuan organisasi-organsiasi bisnis kita menguasai masa depan yang penuh dengan perubahan.

Lalu apa solusi yang dapat kita tempuh. Tentu saja kita tak hanya hendak jadi penonton ditengah gemuruh kemajuan yang begitu pesat. Situasi ekonomi dan segala kondisi yang ada sekarang tak harus membuat kita tertinggal di landasan.

Satu strategi yang banyak di anut oleh organisasi-organisasi modern saat ini adalah bagaimana menggulirkan proses belajar intensif dalam nadi organisasi tanpa mengandalkan pada pelatihan-pelatihan formal. Pola-pola yang diterapkan selain mengandalkan pada pembelajaran individu adalah mencoba menciptakan budaya atau kebiasaan belajar dalam organisasi. Inilah yang disebut sebagai organisasi yang belajar. Yakni organsasi yang secara terus menerus memperbaharui diri baik lewat pembelajaran individu maupun kelompok.

Bagaimana menggulirkan dan menjadikan organisasi anda menjadi organisasi yang terus menerus belajar?

Mungkin tidak ada manual yang bisa anda gunakan untuk menciptakan suatu organisasi yang belajar. Tidak juga ada langkah yang sangat mudah. Organisasi harus membangun sebuah struktur dan gaya belajar sendiri yang sesuai dengan misi, visi, sejarah, budaya, teknologi dan orang-orangnya.
Namun demikian bukan berarti bahwa menggulirkan pembelajaran dalam organisasi merupakan hal yang tak mungkin. Peter Senge mengatakan "Pada dasarnya, semua kita adalah para pembelajar. Kita tidak hanya memiliki naluri untuk belajar, tetapi juga cinta". Dan karena kita adalah bagian dari organisasi, maka kita dapat membuat belajar menjadi bagian dari organisasi.

Dibawah ini adalah beberapa kemungkinan (bukan resep) yang diberikan oleh Michael Marquardt & Angus Reynolds yang dapat dikembangkan untuk menciptakan organisasi yang belajar:
Transformasikanlah citra sebagai pembelajar. Strategi jitu yang dapat digunakan untuk bergerak kearah organisasi pembelajar adalah merubah dan membentuk citra yang dimiliki orang tentang belajar. Orang-orang memiliki kecenderungan melihat belajar sebagai bagian dari masa lalu mereka dimana mereka dituntut untuk disiplin, belajar keras dan berada dalam kontrol. Suasana ini harus dirobah dengan mengetengahkan pola belajar yang menyenangkan, santai dan gembira. Pekerja perlu memikirkan bahwa diri mereka bukanlah sekedar kotak dalam organisasi tetapi merupakan kontributor yang cerdas.

Bentuk Aktivitas Belajar dengan Team. Team pembelajar adalah kemampuan sebuah team untuk memasukkan pola "berpikir bersama". Ini sangat penting karena team, bukan individu, adalah unit belajar paling dasar dalam organisasi modern.

Rubah peran para manajer. Manajer dalam organisasi yang belajar harus memiliki satu mimpi yaitu: bagaimana meningkatkan kinerja dengan membudayakan belajar.

Dorong eksperimen dan pengambilan resiko. Pembelajaran yang benar tidak dapat terjadi tanpa eksperimen. Milikilah pahlawan organisasi yang berani bereksperimen, bukan mereka yang tidak pernah menabrakkan kapal. Bangunlah suatu sistem yang menghargai dan membantu orang belajar.
Bangun mekanisme untuk menyebar luaskan pembelajaran. Buatlah even yang memastikan bahwa semangat belajar telah tersebar keseluruh sendi organisasi. Xerox dan Corning memiliki even tahunan dimana team-team pekerja mempresentasikan inovasi-inovasi mereka.

Berdayakan Orang-orang. Jika karyawan diberikan kepercayaan, tanggung jawab dan pengakuan dalam mencapai sesuatu, maka ia akan belajar pada level yang optimal. Samsung telah membangun beberapa mekanisme untuk memelihara kebebasan karyawan dalam melakukan sesuatu. Untuk bekerja lebih produktif dan kreatif, individu harus memiliki kekuatan untuk belajar.

Bangun disiplin untuk "Systems thingking". System thinking-kemampuan untuk melihat pola dan hubungan- merupakan ketrampilan yang sangat dibutuhkan tetapi bagi banyak orang sangat sulit dilakukan.

Buatlah budaya perbaikan berkelanjutan (Continuous Improvement). Organisasi yang belajar dapat terbentuk dalam budaya perusahaan yang mengembangkan perbaikan berkelanjutan. Dalam organisasi yang belajar, kualitas merupakan hal yang utama dalam produk dan servis. Motorolla memulai proses menjadi organisasi yang belajar ketika membuat komitmen untuk melakukan "the six sigma improvement process", suatu level kualitas yang tidak membolehkan adanya kerusakan lebih dari 3.4 defect per million dalam barang produksinya. Ini memaksa organisasi untuk mencari jalan mencapai yang terbaik dan ini menjadikan mereka menjadi pembelajar terbaik.

Banyak cara yang dapat dilakukan. Beberapa hal diatas mungkin dapat memberi stimulus untuk membangun suatu sistem belajar yang benar-benar sesuai dengan kondisi organisasi anda. Hal yang paling dekat misalnya membetuk kelompok-kelompok belajar, mendorong para atasan untuk menjadi learning fasilitator di lingkungan masing-masing, membuka arus informasi seluas-luasnya di dalam organisasi, membiasakan semua orang yang baru mendapat sesuatu yang baru untuk membagi-bagikannya kepada orang lain -hal ini misalnya dapat ditempuh dengan membuat laporan atau mempresentasikan hasil training-, membentuk kelompok-kelompok belajar mandiri yang di dukung oleh para line managers dan tentu saja menyiapkan perangkat-perangkat yang dibutuhkan organisasi untuk belajar.

Harus diakui, tidak mudah untuk menggulirkan atau membuat organisasi anda menjadi organisasi pembelajar. Berikut ini adalah beberapa kendala yang sering muncul dan menghambat berlangsungnya proses belajar yang harus menjadi perhatian anda:

Birokrasi. Seringkali, ketika perusahaan menjadsi berkembang, mereka juga menjadi sangat birokratis. Kebijakan dan Peraturan menggantikan energi dan kreativitas.
Control. Kontrol yang tinggi terhadap informasi, keputusan, orang dan teknologi dapat menjadi kendala bagi proses belajar.
Miskinnya Komunikasi. Beberapa organisasi memiliki struktur komunikasi vertikal yang sangat kaku, kemampuan mendengar yang sempit, dan sulit mengakses informasi. Kehidupan belajar akan menjadi mati dalam situasi seperti ini.
Miskin Kepemimpinan. Pemimpin akan menjadi contoh bagi pembelajaran yang berkelanjutan.
Hirarki yang kaku. Hirarki yang kaku adalah hambatan besar dalam menggulirkan suasana belajar.

Ditulis oleh: Tunggul Butarbutar (Tim HRI)